Gerenciar um negócio é uma arte que exige dedicação e, principalmente, planejamento. Na indústria do fitness não é diferente. Seja a academia pequena, média, grande ou uma rede, a base de atuação dos empreendedores segue o padrão para a excelência. De acordo com consultores entrevistados pela Fitness Business Latin America, a era é de profissionalismo. 'Problemas e soluções são os mesmos, independente do tamanho do negócio. O que existe, às vezes, é a 'ilusão' do pequeno e a 'arrogância' do grande. A forma de gerenciar parte de um princípio único. Independente do tamanho, tem que ser profissional”, garante Marynês Pereira, sócia consultora da Provider Solutions e autora do livro Administração sem segredo.

“Não existe a desculpa de que 'na minha cidade é diferente'. Cliente é cliente, e é exigente em qualquer lugar e circunstância. Pagando R$ 5, ele quer serviço de R$ 100. E quem paga R$ 100, quer serviço de R$ 1.000. Não é permitido relaxar. Você não entra no mercado pra afundar e o sucesso depende de muito trabalho, planejamento e atitude”, complementa Marynês Pereira.

“O mercado de fitness passou por um processo de evolução ao longo dos anos, surgindo com as academias de 'fundo de quintal', passando por locais com instalações amplas e com foco nos equipamentos. Hoje, é preciso ter profissionais treinados, trabalhar na capacitação e incentivo da equipe. Não basta apenas a aparência”, aponta Jorge Gonçalves, consultor no mercado de esporte e fitness e professor da pós–graduação da UNIFMU (Centro Universitírio das Faculdades Metropolitanas Unidades–São Paulo).

Gonçalves avalia que, independentemente da estrutura da academia, incentivar os funcionírios pode render bem mais ao gestor. “Conheço algumas pequenas estruturas que têm esse investimento. Não deve existir o pensamento de que se eu pagar bem, não ganho dinheiro. Existem alternativas, criando metas, bônus. Temos que buscar novas estratégias. Redescobrir o fitness”, aponta.

Segundo Almeris Armiliato, diretor da Inner Gestão de Pessoas, um bom gestor deve reunir uma boa noção de planejamento financeiro e de gestão de pessoas. 'é preciso que ele entenda a lógica do negócio. Geralmente existem pessoas com habilidades diferentes da empresa que não conseguem se comunicar. Quando o proprietírio rege a academia baseado apenas nos números, ele não observa isso'.

Seguindo essa linha de pensamento, proprietírios de academias têm investido cada vez mais não só na capacitação de profissionais, mas na própria formação. “Quando o negócio começou, não existia essa coisa de gestão. O mercado vem passando por uma mudança muito grande. é preciso ter uma visão empresarial, e tive que desenvolver todas essas qualidades”, conta Carlos José dos Santos, sócio proprietírio da Califórnia Iron Fitness. O negócio, que existe hí 13 anos, ganhou uma nova unidade hí cinco. Em ambos os casos, a academia atende uma média de 600 a 700 alunos por unidade. “Planejamento é a chave do sucesso”, diz Santos, que é formado em educação física e estí à frente do negócio hí 11 anos.

Planilha
É muito importante manter o controle de tudo o que acontece, usando, no mínimo, as planilhas ou, numa hipótese ideal, um bom software de acesso e de gerenciamento de academia. A desvantagem do controle através de planilhas do tipo oferecidas pelo programa Excell é que tomam muito tempo para a preparação e lançamento de dados. E tempo é dinheiro. Jí os programas de gerenciamento e acesso à academia disponibilizam todas as informações necessírias com apenas um comando: gerar relatórios, e isto leva apenas alguns segundos. Existem vírios programas no mercado a preços acessíveis e não existem desculpas para não ter um sistema em sua academia, principalmente se você tem mais do que 50 alunos.

Tire dúvidas
Quando conhecer muito bem seu negócio, vai se perguntar: e quando devo ampliar ou montar outra academia?
Resposta: Quando você sentir que sua academia estí lotada, não tendo mais como aceitar matrículas e permanecendo por pelo menos 2 meses consecutivos nesta condição, então é hora de tomar uma atitude: ou aumentar os preços, o que não afetarí a sua receita atual no sentido negativo, mesmo que alguns alunos desistam, ou ampliar a sua atual estrutura. Se for possível ampliar, antes realize um planejamento detalhado do investimento e também a melhor época para realizar a obra, evitando incomodar os atuais clientes. Muitas academias resolvem fazer reformas e esquecem de pensar no aluno jí matriculado. Nesses casos, ao final da reforma, percebem que perderam quase 50% dos clientes.

E se não for possível ampliar?
Resposta: Então você deverí realizar um novo estudo de viabilidade econômica de um novo negócio, em outro endereço. Lembrando que, neste caso, você deverí realizar uma pesquisa interna e analisar o comportamento de seu atual cliente, pois conhecemos muitas academias que resolveram mudar para um novo e mais amplo local a apenas alguns metros de distância da academia inicial e acabaram perdendo uma boa fatia dos alunos. Outro fator importante é ter no contrato, caso seja locação, que ao deixar o imóvel, o mesmo não possa ser usado para os mesmos fins, isto é, academia (estabeleça um prazo de pelo menos 1 ano). Isto deve constar de seu contrato atual e futuro.

Deve–se investir em uma academia pequena, média ou grande?
Resposta: Depende do capital que você dispõe para investir e dos seus objetivos. Conhecemos muitas academias com menos de 200 alunos cujo resultado financeiro e taxa de retorno é superior a muitas academias médias e grandes. E muito importante também: se você pretende construir alguma coisa para seus filhos, marido, esposa, por favor, solicite que façam cursos de administração, freqüentem academias... As empresas familiares e amadoras estão com os dias contados! Tendo muito profissionalismo, nem precisarei te desejar muita sorte, pois, você jí serí um empresírio de sucesso.

História do mercado
No mercado hí 12 anos, nove deles funcionando de domingo a domingo, a Master 24 horas é um exemplo de que os problemas existem independentemente do número de alunos. “Quando abrimos a Master, nossa meta inicial era receber 500 alunos no prazo de pelo menos um ano. E conseguimos atingir o dobro disso em um ano. Hoje temos uma média de 1.500 alunos, com variíveis bem consideríveis em determinadas épocas do ano, devido a fatores como meses de férias ou que antecedem estas estações do ano, pois, no inverno uma minoria malha e, no verão a maioria começa a se preocupar”, conta Mírcia Ebone, proprietíria da academia.

Alternativas para ocupar esses espaços vagos nas aulas em determinadas épocas do ano, e administrar melhor o movimento em momentos de alta, é uma tarefa difícil para qualquer que seja o tamanho do empreendimento. Uma dica do consultor Jorge Gonçalves para essa situação é tornar mais atrativos os dias menos concorridos, independente da fase do ano. “Em muitos estabelecimentos, a sexta–feira é um dia com pouca gente fazendo aula. Chegou um momento que eu pensei: tem pouca gente porque tem pouca aula, ou tem pouca aula porque tem pouca gente? A idéia é aumentar o número de aulas nesse dia, programar aulas especiais, por exemplo. Promover uma promoção, na qual nesse dia de menor movimento o aluno possa trazer um amigo.”

Apontado por Almeris Armiliato como o grande diferencial entre o porte dos estabelecimentos estí o relacionamento com a equipe. A medida que o negócio aumenta de tamanho, mais distante o empresírio fica de certos problemas. Por isso é fundamental o controle dos setores. Se não for diretamente, com funcionírios competentes e de confiança. “Quando existe muita hierarquia, menos o proprietírio conhece todos os problemas da empresa. Quanto menor a academia, mais fícil de lidar com isso diretamente”, conta.

Na Califórnia Iron Fitness, os empregados são tratados como colaboradores. “Devo parte do sucesso da minha empresa ao meu time. A grande mudança, minha e do meu negócio, foi investir no meu cliente interno, criando base para o meu cliente externo. Não adianta você querer oferecer um bom atendimento, se não existe condições ideais de trabalho. Vem de dentro pra fora”, relata o proprietírio Carlos José dos Santos, que hoje possui duas unidades da academia, atendendo entre 600 a 700 alunos cada uma.

Na Biotrip, o grande desafio foi passar por um processo de ampliação. Atendendo uma média de 450 a 480 alunos, o negócio que começou hí cinco anos em uma estrutura de 200m² ocupa, hoje, um espaço de 1.600m². “Vai fazer um ano e 8 meses que completamos a ampliação. A maior dificuldade foi pegar uma estrutura de um espaço reduzido e utilizar em todo esse espaço livre. Para não atropelar nada, iniciei dividindo o prédio, utilizando inicialmente apenas 800m². Isso ajudou a organizar a estrutura e levantar capital para a compra do restante dos equipamentos”, revela o proprietírio Clayton Moraes, que tem a meta de atender 1.200 alunos.